監修/特定社会保険労務士 岡 佳伸

従業員の勤怠管理をタイムカードで行っている会社は数多くあります。ところでこのタイムカード、労働基準法によって保管期間が定められていることをご存じでしょうか?タイムカードの保管について、今後の法改正の内容も踏まえて、どのような点に注意すべきかをご紹介します。

タイムカードの保管期間は3年

労働基準法で定められた「保管期間3年」

タイムカードの保管期間は、労働基準法によって定められています。

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。


出典:労働基準法第109条

タイムカードは「その他の労働関係の書類」に該当します。始業就業の時間を記録し、残業代など賃金計算の基となる重要な情報ですから、適切な管理が必要とされているのです。この保管義務を怠ると、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が科せられる場合があります。

いつから「3年」と考えるのか

この保管期間の3年間をいつから数えるか?と疑問がわきますね。
保管期間の最初の日のことを「起算日」と言います。上に挙げた書類の保管期間の起算日は以下の通りです。

(1) 労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日
(2) 賃金台帳については、最後の記入をした日
(3) 雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日
(4) 災害補償に関する書類については、災害補償を終った日
(5) 賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日

タイムカードは(5)に該当するので、「記録した日(完結の日)から3年間」の保管が必要だということです。

会社を守るためにもタイムカード保管は重要

「法律で決まっているから仕方ない」では、ずさんな管理に陥ってしまいそうですね。タイムカードの保管は会社を守るためにも重要なことだと認識しておくべきでしょう。

紛争解決の手段として必要となる

例えば従業員から残業代や未払い賃金の請求があった場合、それらの額を算出するための有力な証拠となります。万が一、従業員と裁判で争うことになり、裁判所から提出を求められた場合は、タイムカードを提出する必要があります。提出できない場合は裁判において不利益に取り扱われることもあります。

労働者を管理監督する上で必要となる

タイムカードに記録された始業終業時刻は、従業員の労働時間管理の基となります。長時間労働が発生していれば面談を実施し、業務の分担を再考する、休暇を取得するよう勧めるなどの是正措置をとる必要があります。労働基準監督署の調査などの際、その根拠を示すためにも、タイムカードの保管が必要となります。

タイムカードの保管期間のイメージ

タイムカードのルールが変わる~管理職の労働時間把握も必須に(労働安全衛生法改正)

労働時間の状況を「客観的に」把握するよう、企業に義務付け

厚生労働省の通達(平13・4・6基発第339号別添)によると、労働時間を管理すべき対象者は、「管理監督者に該当する労働者」及び「みなし労働時間制が適用される労働者」を除く、すべての労働者であるとされています。管理職や裁量労働時間制の下で働く従業員に対しては、労働時間管理について明確にされていなかったと言えるでしょう。

しかし、2019年4月1日に施行となる改正労働安全衛生法では事業者(会社)に労働者の労働時間を把握することが義務づけられます。例外とされるのは「特定高度専門業務・成果型労働制の対象労働者」のみとなります。

「管理職は残業代の支払い対象外だからタイムカードの運用はしていない」という会社もあるのではないでしょうか。しかし今後、これは通用しなくなります。管理職であっても労働時間の把握は必要になります。

今回法改正で定められた労働時間把握義務は、事業者(会社)が、「管理監督者」に対して、適切な「面接指導」を実施することが目的です。管理職に対して対策を講じていない、という会社は、早急に検討を始めるべきでしょう。

第六十六条の八の三 事業者は、第六十六条の八第一項 (※1) 又は前条第一項の規定による面接指導 (※2) を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者(次条第一項に規定する者 (※3) を除く。)の労働時間の状況を把握しなければならない。
(※1)第六十六条の八第一項:長時間労働者の医師の面接指導
(※2)前条第一項の規定による面接指導:「新たな技術、商品又は役務の研究開発に係る業務」に就く労働者への医師の面接指導
(※3)次条第一項に規定する者:特定高度専門業務・成果型労働制の対象労働者


出典:改正労働安全衛生法

タイムカードのルールが変わる~保管期間が長くなるかも!?(民法改正)

早ければ2020年4月にも、保管期間が5年に延長される可能性が

「民法の一部を改正する法律」(以下「民法一部改正法」)が2020年4月1日に施行され、債権の消失時効が5年に変更されます。この見直しに合わせて、厚生労働省内に「賃金等請求権の消失時効の在り方に関する検討会」が設置されました。

現在は未払い賃金や残業代などの請求権は2年(退職手当については5年)とされています。これでは民法一部改正法と大きな差が生じることになり、民法改正に合わせて伸長される可能性が出てきました。そうなれば、未払い請求の際に証拠となるタイムカードの保管期間も少なくとも5年に延長されることは間違いありません。今後、未払い残業代の請求を労働者から起こされたときに、退職前の過去5年分請求されるなど、労働者の主張がそのまま通ってしまう可能性があります。勤怠データを適切に保管していないと、会社の労務管理上、大きな影響を及ぼす可能性があることを知っておきましょう。

タイムカードの保管方法は、あとあと便利な「期間別」がオススメ。その理由は?

紙のタイムカードを保管するときは、いつのものかがすぐにわかるようにしておくことが大切です。個人別の保管方法を採る会社も見受けられますが、今後の労働時間法制の変更を考えると期間ごとの保管の方がオススメです。なぜなら、労働基準監督署の調査がある際に、過去6か月分や1年間等の期間別に全労働者分確認を要求されることが多いからです。同じ期間のものをまとめてケースに収納する、段ボールの外側にいつのものかを明記しておくなどの対応は必須だと考えましょう。

データ化する場合も同様です。フォルダやファイル名でいつのものかが一目でわかるようにしておくといいでしょう。これらの対応は労働時間の記録の提示を求められた際、スムーズに提示できるようにするためです。

また、いざというときには保管情報をすぐ取り出せる方が便利です。データ化する際もスキャンしてPDFデータで保管できた方がいいでしょう。

労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置
(1)始業・終業時刻の確認及び記録
使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること。
(2)始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法
使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
イ タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること


出典:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(厚生労働省)

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まとめ:今後ますます適切な労務管理が求められる。効率的な管理のコツを押さえよう

働き方改革関連法による改正に伴い、労働時間の管理において会社側に求められる内容は、これまでよりも多くなります。社会全体として「働き方改革」を推進する風潮にある昨今、この傾向は当分続くことでしょう。タイムカードの保管はもちろん重要なことです。しかし、時間外労働の上限規制や有給休暇5日の確実な取得など、働き方改革関連法による改正に伴う変更や今後の管理を考えたとき、労働時間など勤務状況をいかに適切に、かつ効率的に把握するかが、大きな課題となってくると考えられます。

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こうした法改正に対応するため、勤怠管理システムを導入するのも有効な手段のひとつです。現在では、始業終業時間の把握という最小限の機能から、勤怠管理業務全般に対応したもの、給与計算まで一貫して行えるものと、多種多様なシステムが提供されています。先を見越して勤怠データの保管期間をすでに5年と設定しているシステムもあります。この機会に、どのような勤怠管理システムが存在するのか、自社に合うシステムはどのようなものかを調べてみるのもいいのではないでしょうか。

監修/岡 佳伸

社会保険労務士法人岡佳伸事務所代表。特定社会保険労務士。元埼玉労働局職員(厚生労働事務官)、大手人材派遣等で人事労務を担当する。2016年より現職。キャリアコンサルタント等保有資格多数。

取材・文/那須由枝(株式会社ゼロイン)

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