監修/特定社会保険労務士 岡 佳伸

働き方改革関連法により、2019年4月からすべての企業において、10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、雇用者は時季を指定して年5日間の年次有給休暇を取得させることが義務化(年次有給休暇の時季指定)されました。

一般的に「有給(有休)」「年休」などと呼ばれる年次有給休暇は、労働基準法で勤続年数に応じて付与が義務付けられています。しかし、今までは年次有給休暇を取る・取らないは労働者の裁量に任せている企業がほとんどだったため、「周りが働いている中で休むのは申し訳ない…」と有給を取りたくても取れない労働者も多くいました。

今回の法案では、年次有給休暇を「自由に取っていい」から「必ず取らなくてはならない」ものに変え、労働者の心身の疲労の回復、そして生産性の向上など労働者・会社双方にとってメリットがあるとされています。

年次有給休暇の義務化のルールや義務化される背景、そして義務化されることでどのような社会変化がもたらされるのか解説します。

年次有給休暇義務化についての3つの新ルール

1. 10日以上有給がある人が新ルールの対象に

2019年4月の改正では、年次有給休暇が10日以上付与される労働者を対象に、使用者(雇用者)は、労働者ごとに、年次有給休暇を付与した日(基準日)から1年以内に取得時季を指定して5日間の年次有給休暇を取得させなければいけないことになりました。時季指定については、労働者の意見を聴取し、雇用者は可能な限り労働者の希望に沿った取得時季になるように努めなければならないとされています。

年次有給休暇の発生用件は、以下の2項目になります。

  1. 雇用日から6カ月継続して雇われている
  2. 全労働日の8割以上を出勤している

これらを満たしている場合、勤続年数に準じて付与日数が増えていきます。また、対象者は正規雇用だけではなく、非正規雇用(パート・アルバイト・派遣など)や、労働時間規制が除外される「管理監督者」「高プロ適用者(※)」も含まれます。ただし、パートタイムで働いているなど、所定労働日数が少ない場合は、年次有給休暇の日数は所定労働日数に応じて比例付与されます。

(※)高度プロフェッショナル制度の適用者の略。高度プロフェッショナル制度とは、対象業務や年収などの一定要件をクリアすれば、残業代の支払いが不要となる制度のこと。

通常の労働者、所定労働日数が少ない労働者それぞれ付与される年次有給休暇の日数は、以下の通りです。

●通常の労働者の付与日数

通常の労働者の付与日数

     

●週所定労働日数が4日以下かつ週所定労働時間が30時間未満の労働者の付与日数

週所定労働日数が4日以下かつ週所定労働時間が30時間未満の労働者の付与日数

2. 「年次有給休暇管理簿」の作成と3年間の保存が義務化された

今回の改正に伴い、雇用者は「年次有給休暇管理簿」を作成し、3年間保存しなければいけないことになりました。これは、年次有給休暇の年5日間の消化が義務になり、雇用者は各労働者の有給取得状況を把握・管理し、5日未満の場合は取得を促す必要が出てきたためです。そこで欠かせないのが年次有給休暇管理簿です。

年次有給休暇管理簿には、労働者ごとの年次有給休暇の時季や日数の基準日を記載し、年次有給休暇の期間中1年と、満了後3年間の保存をします。年次有給休暇管理簿は、労働者名簿又は賃金台帳と合わせて調整できるようになっています。

年次有給休暇管理簿は、必要な時にいつでも出力できるように、システム上で管理することも問題ありません。賃金、源泉徴収、年末調整、労災・健康保険の情報などと一緒にシステム上で管理する企業も多いようです。

年次有給休暇管理簿の保存義務への罰則はありませんが、労働者に有給を消化してもらうためには、雇用側でしっかりと管理して、場合によっては奨励をしていく必要があります。

3. 違反した場合は罰則も

これまでは、有給を使うかどうかは労働者に任され、休暇を取らなくても構わなかったのですが、2019年4月以降は、年最低5日は労働者に有給を取らせないと労働基準法違反となり、雇用者に罰則が発生します。罰則内容は刑事罰になり、30万円以下の罰金になります。


なんらかの形で法律違反をしていることが発覚した場合、即罰則が与えられるのではなく、労働基準監督署から何度も指導が入り、改善が見られない場合には最終的に科されるようです。いずれにせよ、雇用者からしたら、ダメージは大きいと言えそうです。

処罰対象は、事業主はもちろん、上司も対象になる場合もあります。また、事業規模の大きさにも関係ありませんので、中小企業、零細企業でも労働者がいれば罰則対象になります。ちなみに、労働者への罰則はありません。

年次有給休暇届

年次有給休暇の確実な取得を促すための3つの方法

1. 基準日に年次有給休暇取得計画表を作成する方法

5日間の年次有給休暇はまとめて取ってもバラバラに取っても労働者の裁量で決めていいものですが、どちらの場合でも確実に取得してもらうには計画性が重要です。

そのためには、年度別や四半期別、月別など、期間を決めて従業員に「年次有給休暇取得計画表」を作成するように促しましょう。確実な有給取得だけでなく、計画表があることによって、他の人の休暇状況を事前に把握できるので業務の偏りや進行を調整できるなど、業務の効率化も図れます。

年次有給休暇取得計画表は、各自が基準日に5日間の有給取得予定日を入力し、上司に報告するようなフローを徹底しておくことがお勧めです。その後、業務を進めていく中で変更が発生することもありますから、その際も必ず上司への報告を徹底しましょう。

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2. 使用者(雇用者)からの時季指定を行う方法

業務が立て込んで予定していた年次有給休暇が取れていない労働者や、今まで休んでいなかったので取得計画がそもそも立てられていない労働者もいることでしょう。そのような場合は、以下の2案のように雇用者から年次有給休暇の時季を指定して取得させることができます。

  • 基準日から一定期間(例:3カ月、半年など)が経過したにもかかわらず、年次有給休暇の取得日数が5日未満になっている労働者に対して、雇用者から取得の時季指定を行う
  • 過去の年次有給休暇の取得実績を見て、著しく取得の少ない労働者に対して、計画的に年次有給休暇を取得できるよう、基準日に雇用者から時季指定を行う

時季指定の方法として注意してほしいことは、雇用者は労働者の意見を必ず聴取しなければならないということです。できる限り労働者の希望に沿った時季指定になるよう、労働者の意見を尊重するように心がけましょう。

3. 年次有給休暇の計画的付与制度(計画年休)を導入する方法

計画年休とは、雇用者が労働者に有給休暇を計画的に与える制度です。労働者がためらいを感じずに有給休暇を取得できるようにと、1987年の労働基準法改正の際に設けられた制度です。

計画的付与の対象となるのは、年次有給休暇のうち5日を超えた部分です。年次有給休暇の付与日数が10日の労働者は5日、20日の労働者は15日が計画的付与の対象となります。計画年休の実施には必ず労働者代表と雇用者との協定締結が必要であり、一方的に決定することはできません。

計画付与方式には3つがあり、どの方式を取るかは企業ごとに委ねられています。

一斉付与方式

全従業員に対して同一の日に年次有給休暇を取る方式。全員が一斉に休んだ方が効率が良い場合に使われる。
例:工場・機械作業のある現場など

交代制付与方式

班・グループ別に交替で年次有給休暇を取る方式。定休日を増やすことが難しく、全員が一斉に休みを取れないような職場。
例:サービス業全般・ホテル・空港など

個人別付与方式

計画付与制度は個人別にも導入することができ、1と2の方式を取り入れにくい職場で採用されることが多い。年度初めに取得希望日を聴取し、これを雇用者が調整して各人ごとに取得日を定めるスタイル。
例:常に誰かが出勤していないと業務に支障が出る職場など

<コラム>いつか、日本でもロングバケーションを取ろう

今までの日本の年次有給休暇のあり方は「年休の権利はあっても使用せず」が普通でした。その理由は周囲への気兼ね、昇進査定への不安など、精神的な要素が多かったようです。また、実際に人手不足の業務過多で休みたくても休めなかったケースも少なくありません。

今回の義務化により、日本に「休むことも大切な仕事である」という考え方が芽生えつつあります。外国人から働き蜂と例えられる日本には、こうまでしないと長い休みを取れないという社会背景もありますが、本来、年次有給休暇は企業にとっては労働者たちのパフォーマンスを良くするために休んでもらい、労働者にとっては骨休めやリフレッシュのためのもの。

つまり今回の法改正により、少しずつ、本来の年次有給休暇の形に近づいているのかもしれません。そんなに遠くない将来には、日本でも欧米のようなロングバケーションを自由に取れる風潮ができていくかもしれませんね。

年次有給休暇が義務化される背景

世界で3年連続最下位の有給消化率

有給の取得を義務付ける背景には、日本の有給取得率の低さがあります。厚生労働省の「平成29年の就労条件総合調査の概況」によると、年次有給休暇の平均付与日数は18.2日ですが、労働者が実際に取得した日数は9.0日と付与日数の半数以下に、取得率は49.4%という結果になりました。

また、エクスペディア・ジャパンが毎年行っている「有給休暇国際比較調査」の2018年版を見てみると、19カ国の中で、取得率50%の日本は最下位でした。2016年、2017年と続いて、3年連続で日本は最下位になっています。

エクスペディア・ジャパンの有給休暇取得率の調査
画像出典:エクスペディア・ジャパン

年次有給休暇が取りづらい最大の理由は「罪悪感」。「自分だけ休むのは申し訳ない」「仕事がたくさんあるので休んだら周りに迷惑をかけてしまう」など、和を尊ぶ日本人特有の考え方は「みんなが休まないから自分も休まない」という形で、有給の消化の低さに大きく影響しているようです。
では、有休取得率が低い日本企業にはどのような課題があるのでしょうか。詳しく紹介します。

長期休職者が止まらない

ニュースでも時折耳にする、人手不足または業務過多に起因した過重労働による労災件数は、年々増加傾向にあります。また、企業は過重労働によって心身にダメージをおった長期休職者の増加を食い止めることができず、社員数はあっても現場には人が足りないという深刻な問題を抱えています。

介護・育児と仕事との両立ができない

子育てや介護は、男女ともに人生のイベントとして当然出てきます。労働者にとって有給が十分に取得できない職場では仕事との両立は難しくなり、結果、その企業の離職率は高まることになります。また、少子高齢化が進む日本では、近い将来、介護と育児のダブルケアが余儀なくされる世代が登場しつつあり、深刻な問題になりつつあります。

採用に人が集まらない

休みやすい環境は、職場を選ぶ重要な要素の一つです。有給取得率の低い企業は応募者にとっては魅力が低く映り、新卒・途中入社とも応募数が少なくなる傾向にあります。

また、すでに就職をしている場合でも、有能な人ほど次の仕事場探しも容易ですので、有給消化率の悪い職場には早々に見切りをつけて辞めていくことも少なくありません。結果、人手の足りない職場ほど、忙しい上に休みづらいのでどんどん離職率が高くなるというジレンマを抱える企業も多いようです。

年次有給休暇義務化後に起きるであろう社会変化

今回の年次有給休暇の義務化により、休みが取りづらい職場環境から、必要な休みがしっかりとれる理想的な職場への変化が期待されています。日本全国で行われるこの改革により、労働者・雇用者が共に年次有給休暇の取得に対して前向きになると今後、日本の職場環境がどのように変わる可能性があるのかを考えてみましょう。

有給消化ありきのワーキングスタイルになる

労働者が希望通りに休める職場環境になるためには「誰かが休んでも仕事が回る体制」を整える必要があります。効率的なツールの導入、仕事のマニュアルをシェア、業務の単純化・効率化なども見直しの対象になるでしょう。今までの「誰も休まない前提」ではなく、「有給消化ありきのワーキングスタイル」へと変えていく必要がありそうです。

企業は生産性を上げる仕組みを取り入れる必要がでる

休みが増えるのに今までと同じことをしていると、日々の残業が増えるだけで終わる可能性があります。年間の休みが増えることを想定した調整をしなくてはなりません。

人員確保、作業時間確保など一筋縄では行かない現場もありますが、有給消化が義務化された以上は考えなくてはならない部分です。生産性に対する考え方を洗い出し、新しい業務効率の仕組みを作り出す必要がありそうです。
例えば、以下のような案が挙げられます。

  • 大型プロジェクトは段階的な契約にし、一時期に作業が集中しないようにする
  • 夜中まで稼働が必要な企業の場合は、関連企業にも改革取り組み中であることを周知して同時に改善を図っていく
  • 一部の部署やライン、人物に仕事の偏りがないかを精査して仕事量を按分する

ライフスタイルと働き方の変化

有給取得率が上がって十分な休息がとれるようになると、労働者のライフスタイルの質は向上するので、結果として企業の離職率は下がり、休職率も下げることができるでしょう。

また、子育てや介護などの大きなライフイベントに対しても柔軟に対応することが可能になります。年次有給休暇を十分に取得しながら、さらに、育児休暇・時短勤務・フレックスタイム制・裁量労働・リモート勤務など、多彩な働き方の選択肢が増えれば、労働者のライフスタイルの質はさらに向上しますので、企業は熟練した労働力を長く安定して確保できます。

休みづらい雰囲気の改革

内閣府が発表している「仕事と生活の調和推進のための行動指針」では、2020年までに有給取得率70%を目指すとしています。今回の年次有給休暇の義務化をきっかけに、日本社会の根底にある「休みづらい雰囲気」「休むことへの罪悪感」を払拭することが目的です。

「休みづらい雰囲気」の主な原因は、日本企業独特の業務範囲の曖昧さが関係しています。全体で一つの業務を受け持ち、手が空いたものが遅れの出ているところを助けると言うビジネスモデルが根底にあるため、こなしてもこなしても仕事が次々と降ってきます。みんなで助け合ってやっている以上「自分の受け持ちは終わったので休みますね」とは言いづらい空気が生まれ、休むことが罪悪のような環境が生まれました。

日本の会社の雰囲気や仕事の仕方を変えるのが難しいのならば、法律によって休みやすい環境を作れるようにと、政府の働きかけによって今回の法改正は実現しました。

まとめ:年次有給休暇の義務化によって、働き方も変わってくる

年次有給休暇の義務化によって労働者にも雇用者にも大きな影響が出そうな今回の改革。労働者一人ひとりの意識、経営や管理職の意識を「年次有給休暇を取得して個人のライフスタイル向上につなげよう」という方向に変えていけば、働き方を変革しながら、休み方改革もできていくのではないでしょうか。

監修

岡 佳伸

社会保険労務士法人岡佳伸事務所代表。特定社会保険労務士。元埼玉労働局職員(厚生労働事務官)、大手人材派遣等で人事労務を担当する。2016年より現職。キャリアコンサルタント等保有資格多数。

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