膨大なメールの処理・管理が不要に。
人事部内での共有がスムーズになり
「対応漏れ」がなくなった

カトーレック株式会社
導入事例

POINTS

エージェントから届くメールの処理、対応の手間が省け、紹介者情報の管理が楽に

メモ欄を、事務連絡事項や「面接で気になったこと」の備忘録として活用

契約エージェントからも、「手間が省けた」と好評

企業様プロフィール

カトーレック株式会社

業種:自動車運送事業、貨物利用運送事業、倉庫業、産業廃棄物処理運搬業、港湾運送業、通関業、損害保険代理業、電気器具製造並びに加工業、労働者派遣事業 他
所在地:本社/東京都江東区枝川2-8-7 高松本社/香川県高松市朝日町5-5-1
従業員数:カトーレック/1,980名 グループ計/7,360名(2018年3月31日現在)

1961年に設立されたカトーレック株式会社は「物流」と「エレクトロニクス」の2事業を基幹とし、10年連続黒字経営を継続している企業です。
中国、ベトナム、タイ、フィリピン、マレーシア、インドネシア、メキシコにも拠点を展開。
エレクトロニクス事業では、2020年打ち上げ予定のH3ロケットの基盤も手がけています。

さらなる事業拡大に向けて、また、新卒採用が厳しさを増していることから、中途採用を強化。
工場の製造責任者候補、物流管理、海外工場の購買担当責任者、海外子会社の経理責任者…など幅広い職種・年代の人材を募集しています。職種×勤務地の掛け合わせにより、求人ポジションは20ほどに及びます。

採用担当の小山田真理氏に、採用活動において以前抱えていた課題、そしてそれらが『リクナビHRTech採用管理』の導入によってどう改善されたかをお聞きしました。

会議や出張が多くメールの「既読忘れ」が発生。人事部内での情報共有も課題

採用活動は主に人材エージェントを通じて行っています。契約先は15社ほど、そのうちアクティブに紹介を受けているのは7社ほどでしょうか。応募は月あたり150~200名。書類選考を経て月20名ほど面接を行っています。

以前の採用活動で苦労していたのは、まずメールの管理です。候補者の紹介、選考・進捗の連絡、面接日程の調整など、毎日300通ほどのメールを受信していました。これだけの受信数となると、ついつい見落としや返信漏れが生じてしまいます。会議中や、香川本社への出張移動中にちらっとメールを確認し、後で対応するつもりがそのままになってしまうことも…。
そこで、1日の終わりにはメールの見落としがないか確認していました。PCのメールボックスでは一度開いたメールは既読になっているので、スマホの画面で全件を見直すんです。時々不安になって、エージェントへ「私、何か忘れているものないですか?」と、確認の連絡をしたりもしていました。
これらの時間的・精神的負担は結構大きかったですね。

また、人事部内での情報共有も課題でした。私と上司の2名体制で採用業務を進めているのですが、エージェントによってはメールを私だけに送信する、あるいは上司だけに送信する、なんてことも。なので、「あの人の選考はどうなった?」「その人の情報、私に来ていません」という混乱も起きていたんです。
それを防ぐため、着信したメールの宛先も都度確認し、上司がCCに入っていなければ転送する、という手間もかかっていました。

これらの悩みが『リクナビHRTech採用管理』を導入したことで一気に解消されました。この画面さえ見ればすべて状況がわかるので、メールで候補者の紹介がきているのを見落とすことも、進捗状況がわからなくなって過去のメールの履歴を探すようなこともなくなったんです。

メモ欄を活用し、事務連絡や面接の感触の備忘録に

『リクナビHRTech採用管理』導入前は、エージェントから候補者の紹介を受けると、日付や個人情報をExcelに転記、履歴書データをフォルダに格納…という作業を一人ひとり行っていました。今はそれらの情報が一元管理できており、かなり手間が省けたのでうれしく思っています。
各候補者のステータスもすぐに確認できるので、人事部内での共有がスムーズになり、日程調整漏れもなくなりました。

なお、私は各候補者情報の横に設けられているメモ欄をよく活用しています。応募者についてエージェントに確認中の事項や交通費支払いの有無といった事務的メモのほか、1次面接で感じた懸念点などを記しているんです。1次面接後の所感をメモしておくと、役員面接に進む際、「この方のここが気になっているので、ご留意ください」「この方はこんな不安を口にしていたので、フォローをお願いします」といった伝達ができます。
また、内定を出した人の画面でボタンを押すとメモがポップアップで出てくるので、そこに決定年収額を記載しています。そうすると、後々紹介を受けた候補者について「この経歴の方だと、以前はどれくらいの年収で決まっていただろう」という情報をすぐに確認できますから。

他のエージェントも「手間が省けた」と歓迎の声が

『リクナビHRTech採用管理』は、リクルートエージェントに限らず、他の複数のエージェントとのやりとりを管理できるのもいいですね。
他のエージェントにこのツールの導入をお伝えするとき、「拒否されるのではないか」と心配していましたが、比較的ポジティブな反応が多かったです。メールで紹介を受けていた頃は、候補者のレジュメにパスワードをかけていただいていたので、ZIP化したり、パスワードを追送したりするのが面倒だったようで。導入後は、パスワード設定が不要になったため、エージェントからも「楽になった」との声をいただいていますし、私自身もパスワードを探す手間が省けて助かっています。
今現在、どのポジションを募集中なのか、画面上でリアルタイムに確認できるという点でも、お互いにメリットが大きいと感じています。

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